Referat af ordinær afdelingsmøde i HMFI Motion og Friluftsliv  lørdag d.24-10-2015 kl. 15.00 i Marstrup Hallen
 
  1. Valg af mødeleder
    Chris Slot-Tygesen blev valgt
     
  2. Valg af referent
    Maja Slot-Tygesen blev valgt
     
  3. Afdelingsledelsens beretning til godkendelse (MTB, løb og kajak)
    Kajak
     Michael Jelling berettede om kajak-afdelingen. 1 instruktør (der blir 3 i 2016) og pt. 12 medlemmer. Alle har pr. august 2015 nøgle til kajakkerne, og der er 8 kajakker i klubben ialt, herunder en dobbelt. Klubben har fået en container, der nu også er ved at få beklædning på.
    Mountainbike og løb efterspørger mulighed for at låne og afprøve kajakkerne. Der efterspørges et åbent hus arrangement, hvor der er mulighed for at låne kajakkerne.  Michael Jelling finder en dato og inviterer.
    Beretningen blev godkendt.  
    Løb
    Søren Knudsen informerede om løb. 23 løbere ialt, dog kun mellem 5-6 løbere, der løber fast hver tirsdag og torsdag. Søndag formiddag er svær at få folk afsted. Der er nogle få løbere, der deltager til enkelte løb. Afdelingen har været med til at arrangere tri-løb i Haderslev, Trivselssløbet i Hoptrup samt Spil uden grænse.
    Beretningen blev godkendt.
    MTB
    Formanden, Steen Fovsing, takkede for valget sidste år, og fortalte om strukturen i bestyrelsen. Vi lever op til WHO’ s krav. Frit oversat af formanden betyder det: “Hvis du motionerer i en skov sammen med mennesker du holder af, så blir du glad i låget” :-)
    Endvidere berettede formanden om de mange vellykkede og velbesøgte arrangementer i løbet af året.
    Der er nye tiltag på vej bla. barn/junior og klubhus. Forældre/barn er blevet en kæmpe stor succes. Stor ros til Lone og Lars. PT er der 1 forældre barn hold, og så er der nogen, der er klar til at gå på junior hold, så det skal vi have kigget på. Vintertræning om søndagen fremadrettet er også en mulighed og antallet af medlemmer som pt er på  80, kan sagtens udvides med 40 flere.
    Tilsidst takkede formanden alle instruktører, alle udvalg herunder også hjemmesiden, Bjarne for at passe alle cyklerne og Michael for det gode samarbejde.
    Beretningen blev godkendt. 
     
  4. Gennemgang af regnskab/økonomi (MTB,løb og Kajak)
    Regnskab fra kajak
    Indtægter: Der er kommet 8000,- kr. ind i kontingent. Sydbank har sponsoreret en kajak og der bliver også sponsoreret en kajak fra Haderslev Kommune. Underskud på 20.000.- kr. .
    Regnskabet blev godkendt.
    Regnskab fra løb
    Regnskab fra løb. Ingen udgifter i år, da der ikke har været nogen på kursus. Indtægter er bla. kontingent på 200 kr. årligt og tilskud fra kommunen. Overskud på 6000.- kr. i år.
    Regnskabet blev godkendt.
    Regnskab fra MTB
    Kurt fremlagde regnskabet
    80 medlemmer - indtægter 30.000.- kr
    Tøj til nye medlemmer og kontorhold (man må give op til 500 kr. til instruktørerne) 13.000.- kr.
    Udd. instruktør 6000 kr.+ arrangementer 4000.-kr.
    Klubhus - 6000.-kr og 15.000 kr. for det sidste (det bliver overdækket)
    Diverse til cykler/hjemmeside 3.000 kr.
    Vi er bevilliget samlet underskud på 17.000 .- kr med forløbet at få klubhuset færdigt
    Regnskabet blev godkendt.
    Hvordan skal afdelingsmødet være fremadrettet?
    Der er foreslag om, at man afholder mødet på en hverdags aften og andre foreslår, at man inviterer medlemmerne til en aktiv dag, så man sikrer sig, at der kommer nogen til mødet.
    Beslutning: De 3 formænd tager en fælles drøftelse om en fremtidig model.
     
    MTB afdelingens eget mødet
     
    Behandling af indkomne forslag
    Ikke indkommet nogle forslag
     
    Valg af bestyrelsesmedlemmer
    Asger Thomsen - Modtager genvalg. Asger blev genvalgt.
    Kurt Madsen - Modtager ikke genvalg. Tusind tak til Kurt for 6 år i bestyrelsen.
    Linda Jepsen opstiller og er valgt ind.
     
    Beretning fra de enkelte udvalg
    Pamhuleruten
    Steen fortæller: Vi kalder det Pamhule-trailbuilders og alle kan være med. Formålet er at udvikle og vedligeholde sporet. 2 årlige arbejdsdage. Vi har behov for at skaffe midler - 20-25.000 kr. pr. år via kommunale midler, fondsmidler, sponsorer, arrangementer og ved brugerbetaling. Indtægter ialt 23.934,76 kr. Samlede udgifter ialt 28.986,31 kr. Det giver et underskud på 5051,55.- kr. Vi forventer ikke så mange udgifter til næste år, da vi ikke skal have bygget flere dyre broer. Der opfordres til at man stiller op som hjælper til tri-løbet, idet det giver rigtig mange penge til klubben.
    Socialudvalg
    Troels takker for opbakningen og de mange deltagende.
    Kommende arrangementer og datoer i 2016.
    10-1-16: Nytårstur- en social og hyggelig tur.
    30-3-16: Sæsonstart med suppe
    14-4-16: Mekanikeraften
    7-5-16: H12 i Hillerød. Opfordring til at tage med. 
    21-5-16: 8 timers løb i Åbenrå. (Fælles telt med socialt samvær)
    22-6-16: Sommerafslutning ved Lars og Pia i Marstrup
    august: 12 timer Jylland august 2016 (Silkeborg, dato er ikke offentliggjort)
    september/ uge 37: Klub tur (Rold Skov er et godt emne a la Slettestrand) 
    28-9-16: Sæsonslut
    uge 43: Afslutningsfest
    26-11-16: Øltur med Asger
    Kenneth fortæller, at Chris og han vil samarbejde med de andre klubber omkring Syd Cup. Han opfordrer alle til at deltage både begyndere og øvede.
    Nogle medlemmer opfordrer socialudvalget til at arrangere en tur til Harzen.
    Instruktør
    Kenneth fortæller, at året i år startede med en instruktørsamling i Hjerting. Ud fra tilbagemeldingerne fra medlemmerne har man set på, hvordan man kan strukturere træningerne ud fra forskellige behov og niveau. Harmonisk instruktørgruppe, der ønsker at bevare den ånd, som de gamle og tidligere instruktører havde. Nye instruktører er Troels Lund, Frank Dale og Lars Christensen. Nogle instruktører har modtaget et 2 dages DGI kursus sammen med Carsten Jensen. Flg. bestod kurset: Linda, Lilli, Pia, Helen, Frank, Asger, Chris og Kenneth.
    Der er stor ros fra Bodil til alle instruktører for at tilrettelægge en god og givende træning hver gang. Signe synes, at Åbent Hus arrangementet var en super god måde at blive forelsket i MTB på. Man får en super modtagelse som nybegynder. Kæmpe stor ros fra en nybegynder.
    Sponsor
    Asger har lavet et kæmpe arbejde for at skaffe sponsore. Vi skal have tøj til 16-17 sæsonen. Alle pladser på vores klubtøj er solgt. Vi afprøver nogle nye bukser i øjeblikket fra Trimtex. Der er sendt infobrev + foto, når tøjet er kommet og der er sendt en invitation til Åbent Hus til vores sponsore. Vi skal huske at være gode ambassadøre/rollemodeller, når vi cykler i vores sponsortøj.
    Tak til FriBike, TransCargo, SydGas, lactails. Nye sponsore er Styding VVS, Danhostel, Climatek og Bygma. Dan Hostel planlægger at lave nogle mountainbike pakker, så de vil gerne samarbejde med klubben.
    Indtægter 62.000.- kr . Pengene bliver brugt til klubtøj, etablering af barn/junior hold og andre nye tiltag.
    Container -> Klubhus!
    Der bliver etableret et dejligt klubhus med terrasse og siddepladser. 
    Vaskeplads til cykler bliver efterspurgt, men det er desværre for dyrt pga. en olieudskiller. 
    Hvordan bliver klubben og sporarbejdet mere synlige !?
    Punktet er udsat.
    Formanden sender opgaverne ud via mail, og vil gerne opfordre alle til at komme med nye ideer og input.
     Eventuelt
    Mange takker for den dejlige velkomst, de har fået i klubben.
    Gode historier til hjemmesiden modtages gerne. Vær en god ambassadør, og kom med gode indlæg, og skriv gerne om jeres erfaringer og oplevelser. På den måde kan vi måske få flere nye medlemmer. Kontakt Lone og Helen.
    Ved FriBike og Dania Bikes kan man få 10 procent, hvis man er medlem. Der forlanges ikke dokumentation.
Hoptrup Marstrup Idrætsforening | Kærsmindevej 3 | 6100 Haderslev | CVR-nr. 29 50 65 58